Tại sao bạn lại nhận được mẫu W-2 từ nhà tuyển dụng cũ của mình—Và những điều bạn cần biết

Nếu bạn vừa rời khỏi một công việc và nhận được mẫu W-2 từ nhà tuyển dụng cũ của bạn, bạn có thể đang băn khoăn về nó và lý do tại sao bạn lại nhận được nó. Câu trả lời ngắn gọn: nhà tuyển dụng cũ của bạn có nghĩa vụ pháp lý phải gửi nó cho bạn, bất kể cách thức kết thúc việc làm của bạn. Tài liệu này rất quan trọng để kê khai thuế của bạn một cách chính xác, và hiểu về nó có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh những phiền phức trong mùa thuế.

Hiểu Mẫu W-2 Từ Nhà Tuyển Dụng Cũ Của Bạn

Nhận mẫu W-2 từ một nhà tuyển dụng cũ không phải là tùy chọn—đó là yêu cầu pháp lý. Dù bạn nghỉ việc, bị sa thải hay hợp đồng của bạn kết thúc, nhà tuyển dụng cũ của bạn phải cung cấp mẫu này cho bạn và báo cáo cùng thông tin đó cho IRS. Hãy coi đây là một tài liệu chính thức ghi lại thu nhập và thuế của bạn trong thời gian làm việc tại đó.

Yêu cầu này tồn tại để đảm bảo tính minh bạch trong hệ thống thuế. Khi bạn rời khỏi công việc giữa năm hoặc bất kỳ thời điểm nào trong năm thuế, nhà tuyển dụng vẫn phải tính toán lương và khoản khấu trừ của bạn. Không quan trọng bạn chỉ làm việc ở đó trong vài tuần hay hàng năm—mẫu W-2 vẫn cần phải được phát hành.

Thực Chất Có Trong Mẫu W-2 Của Bạn

Mẫu W-2, chính thức gọi là Bảng Lương và Thuế, là tài liệu mà nhà tuyển dụng của bạn sử dụng để báo cáo thông tin về lương và tiền công của bạn. Đây là những gì bạn sẽ tìm thấy trên đó:

Phần Thu Nhập - Phần này cho thấy tổng lương, tiền tip và các khoản bồi thường khác của bạn trong toàn bộ năm thuế. Đây là nền tảng của tài liệu thu nhập của bạn.

Thuế Thu Nhập Liên Bang Đã Khấu Trừ - Mục này hiển thị chính xác số tiền thuế thu nhập liên bang mà nhà tuyển dụng của bạn đã khấu trừ từ các khoản lương của bạn trong suốt năm dựa trên lựa chọn W-4 của bạn. Số tiền này rất quan trọng vì nó xác định liệu bạn sẽ nhận được hoàn thuế hay phải nợ tiền.

Đóng Góp An Sinh Xã Hội và Medicare - Những phần này nêu rõ các khoản đóng góp của bạn vào An Sinh Xã Hội và Medicare, đảm bảo bạn nhận được tín dụng đúng cho các quyền lợi An Sinh Xã Hội và Medicare trong tương lai của bạn. Đây là các khoản khấu trừ bắt buộc.

Thuế Tiểu Bang và Địa Phương - Nếu bạn làm việc ở một tiểu bang hoặc địa phương có thuế thu nhập, mẫu W-2 của bạn sẽ cho thấy những gì đã được khấu trừ cho những thuế đó.

Các Khoản Khấu Trừ và Đóng Góp Khác - Điều này có thể bao gồm các khoản đóng góp cho kế hoạch hưu trí, phí bảo hiểm y tế được trả qua việc giảm lương trước thuế, và các quyền lợi khác do nhà tuyển dụng tài trợ.

Thông tin trên mẫu W-2 của bạn phải khớp với những gì bạn báo cáo trên tờ khai thuế của bạn. Nếu có sự khác biệt, IRS sẽ đánh dấu và có thể liên hệ với bạn.

Khi Nào Nhà Tuyển Dụng Cũ Của Bạn Phải Gửi Mẫu W-2

IRS có thời hạn nghiêm ngặt cho các nhà tuyển dụng: tất cả mẫu W-2 phải được gửi đến nhân viên trước ngày 31 tháng Giêng của năm sau. Nếu ngày 31 tháng Giêng rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, thời hạn sẽ chuyển sang ngày làm việc tiếp theo. Điều này có nghĩa là đối với năm thuế 2025, các nhà tuyển dụng phải gửi bưu điện hoặc truyền tải điện tử tất cả W-2 trước ngày 31 tháng Giêng, 2026.

Thời hạn ngày 31 tháng Giêng này cho phép nhân viên có gần 2.5 tháng trước thời hạn nộp thuế ngày 15 tháng 4 để thu thập tài liệu và chuẩn bị tờ khai của họ. Nó được thiết kế để cung cấp thời gian đủ cho việc lập kế hoạch thuế.

Tuy nhiên, điều quan trọng là biết rằng việc nhận mẫu W-2 trước ngày 31 tháng Giêng không đảm bảo rằng nó sẽ đến tay bạn vào ngày đó. Tài liệu gửi qua bưu điện có thể mất thêm thời gian. Luật yêu cầu nhà tuyển dụng phải gửi bưu điện trước ngày 31 tháng Giêng, vì vậy một mẫu W-2 đến vào đầu tháng 2 vẫn có thể tuân thủ—nhà tuyển dụng cũ của bạn chỉ cần chứng minh rằng nó đã được gửi đúng thời hạn.

Nhà Tuyển Dụng Cũ Của Bạn Đã Bỏ Lỡ Thời Hạn—Bây Giờ Thì Sao?

Nếu chúng ta đã qua ngày 31 tháng Giêng và bạn vẫn chưa nhận được mẫu W-2 từ một nhà tuyển dụng cũ, đừng hoảng sợ. Có một số bước bạn có thể thực hiện để theo dõi nó hoặc làm việc xung quanh tài liệu thiếu.

Bắt Đầu Bằng Cách Liên Hệ Với Nhà Tuyển Dụng Cũ Của Bạn

Bước đầu tiên của bạn nên là liên hệ trực tiếp với bộ phận nhân sự hoặc bộ phận tiền lương của nhà tuyển dụng cũ của bạn—những đội này xử lý việc phân phối mẫu W-2. Một cách lịch sự yêu cầu mẫu của bạn và xác nhận địa chỉ gửi thư hoặc email hiện tại của bạn. Nếu bạn đã chuyển đi kể từ khi rời khỏi công việc, mẫu W-2 của bạn có thể đã được gửi đến một địa chỉ cũ.

Hỏi khi nào bạn nên mong đợi nhận được nó. Đôi khi mẫu W-2 bị hoãn do sự chậm trễ hành chính hoặc vấn đề xử lý tại công ty.

Kiểm Tra Truy Cập Trực Tuyến

Nhiều nhà tuyển dụng hiện đại cung cấp mẫu W-2 theo hình thức điện tử thông qua các cổng thông tin trực tuyến an toàn. Nếu nhà tuyển dụng cũ của bạn sử dụng hệ thống này, bạn có thể đăng nhập và tải xuống mẫu W-2 của mình ngay lập tức. Tìm kiếm bất kỳ thông tin liên lạc nào từ công ty về quyền truy cập trực tuyến, hoặc liên hệ với bộ phận tiền lương một lần nữa để hỏi về tùy chọn này.

Liên Hệ Trực Tiếp Với IRS

Nếu nhà tuyển dụng cũ của bạn từ chối gửi mẫu W-2 hoặc không phản hồi sau nhiều yêu cầu, bạn có thể liên hệ với Sở Thuế Vụ để được trợ giúp. Gọi 1-800-829-1040 và chuẩn bị cung cấp:

• Họ tên đầy đủ, địa chỉ hiện tại, số An sinh xã hội và số điện thoại của bạn
• Tên, địa chỉ và số điện thoại của nhà tuyển dụng cũ của bạn
• Thời gian bạn làm việc tại công ty
• Một ước lượng về thu nhập của bạn và thuế thu nhập liên bang đã khấu trừ (sử dụng bảng lương cuối cùng làm tài liệu tham khảo)

IRS sẽ liên hệ với nhà tuyển dụng cũ của bạn thay mặt bạn để yêu cầu mẫu W-2 còn thiếu.

Nộp Tờ Khai Của Bạn Mà Không Có Mẫu W-2 (Nếu Cần Thiết)

Nếu thời hạn nộp thuế ngày 15 tháng 4 đang đến gần và bạn vẫn thiếu mẫu W-2, bạn có hai tùy chọn:

Yêu Cầu Gia Hạn Thời Gian Nộp - Nộp Mẫu 4868 (Đơn Xin Gia Hạn Tự Động Thời Gian Nộp Tờ Khai Thuế Thu Nhập Cá Nhân Hoa Kỳ) để có thêm sáu tháng để nộp. Lưu ý quan trọng: gia hạn cho bạn thêm thời gian để nộp, nhưng không cho bạn thêm thời gian để trả. Bạn nên ước lượng trách nhiệm thuế của mình dựa trên bảng lương và thanh toán bất kỳ khoản nợ nào trước ngày 15 tháng 4 để tránh bị phạt và lãi suất.

Khi bạn có gia hạn, bạn có thể liên hệ với IRS để đặt hàng một Bảng Sao Kê Lương và Thu Nhập, cho thấy tất cả thông tin W-2 đã được báo cáo cho IRS thay mặt bạn. Bảng sao kê này thường sẽ đến vào tháng 6 hoặc tháng 7.

Nộp Bằng Mẫu 4852 - Ngoài ra, bạn có thể nộp tờ khai của mình bằng Mẫu 4852 (Thay Thế Mẫu W-2), cho phép bạn ước lượng thu nhập và các khoản khấu trừ của mình một cách chính xác nhất có thể dựa trên bảng lương của bạn. Hãy nhớ rằng nếu mẫu W-2 thực tế của bạn khác biệt đáng kể so với ước lượng của bạn, bạn có thể cần nộp một tờ khai chỉnh sửa sau này.

Nếu bạn không chắc chắn về cách tiếp cận nào, làm việc với một chuyên gia thuế là điều nên làm.

Điều Gì Xảy Ra Nếu Nhà Tuyển Dụng Của Bạn Không Gửi Mẫu W-2

Các nhà tuyển dụng không tuân thủ yêu cầu của IRS bằng cách không gửi mẫu W-2 hoặc gửi muộn sẽ phải đối mặt với các hình phạt tài chính đáng kể. Các khoản phạt này tính theo từng mẫu, và không có giới hạn tổng cộng cho các khoản phạt phải trả.

Đối với các mẫu đến hạn vào năm 2024, cấu trúc phạt của IRS là:

• Mẫu gửi muộn đến 30 ngày: 60 đô la mỗi mẫu
• Mẫu gửi muộn từ 31 ngày đến 1 tháng 8: 120 đô la mỗi mẫu
• Mẫu gửi sau ngày 1 tháng 8 hoặc không nộp: 310 đô la mỗi mẫu
• Cố ý không tuân thủ yêu cầu: 630 đô la mỗi mẫu

Để minh họa tác động thực tế: hãy tưởng tượng một công ty có 10 nhân viên không gửi W-2 cho đến tháng 9. Vì mỗi mẫu gửi cho IRS được tính là một hình phạt và mỗi mẫu gửi đến từng nhân viên được tính là một hình phạt khác, phép tính sẽ như sau: 310 đô la × 2 mẫu mỗi nhân viên × 10 nhân viên = 6,200 đô la tiền phạt. Và đó còn chưa tính đến các khoản lãi phát sinh, mà IRS cũng áp dụng.

Những khoản phạt ngày càng tăng này khuyến khích các nhà tuyển dụng tuân thủ thời hạn 31 tháng Giêng và đảm bảo rằng các nhân viên như bạn nhận được mẫu W-2 mà bạn cần để kê khai thuế chính xác. Nếu nhà tuyển dụng cũ của bạn thường xuyên không cung cấp W-2, đó là một vấn đề tuân thủ nghiêm trọng mà bạn có thể báo cáo cho IRS.

Hiểu lý do tại sao bạn nhận được mẫu W-2 từ nhà tuyển dụng cũ của bạn—và biết cách xử lý nếu nó đến muộn hoặc bị thiếu—giúp bạn kiểm soát tình hình thuế của mình. Dù nhà tuyển dụng cũ của bạn gửi đúng thời hạn hay bạn cần phải theo dõi, việc có tài liệu này là điều cần thiết để nộp tờ khai thuế của bạn một cách chính xác và bảo vệ bạn khỏi các cuộc điều tra của IRS.