Người sáng lập Amazon Jeff Bezos tiết lộ công thức tổ chức các cuộc họp hoàn hảo để loại bỏ những ‘kẻ giả vờ đã đọc’

Khi nói đến việc tổ chức “cuộc họp hoàn hảo,” nhà sáng lập Amazon, Jeff Bezos, nghĩ rằng ông đã giải mã được bí quyết—và bây giờ công ty mà ông xây dựng cũng vừa leo lên đỉnh cao của Fortune 500. Với doanh thu cả năm đạt 716,9 tỷ đô la, Amazon cuối cùng đã soán ngôi Walmart để trở thành số 1 trong danh sách của Fortune lần đầu tiên, chấm dứt chuỗi 13 năm giữ vị trí hàng đầu của nhà bán lẻ này.

Video đề xuất

Đây là một bước chuyển lớn trong lịch sử doanh nghiệp Mỹ. Walmart đã giữ vị trí số 1 trong 21 trong 24 năm qua. Nhưng cỗ máy không ngừng nghỉ của Amazon, được xây dựng dựa trên triết lý quản lý nghiêm ngặt của Bezos—bao gồm việc không sử dụng PowerPoint trong các cuộc họp—cuối cùng đã vượt qua được.

Và Bezos, người đã từ chức CEO của Amazon vào năm 2021, vẫn giữ vững nguyên tắc đó.

Tỷ phú công nghệ này nghĩ rằng việc chuẩn bị một tài liệu rõ ràng gồm sáu trang về những gì sẽ được thảo luận là công thức chiến thắng cho một cuộc họp hiệu quả, tràn đầy ý tưởng.

“Cuộc họp hoàn hảo của tôi bắt đầu bằng một tài liệu sắc nét… và một cuộc họp lộn xộn,” ông nói trong một tập của Lex Fridman Podcast. “Tôi không tuân theo một lịch trình nghiêm ngặt. Các cuộc họp của tôi thường kéo dài hơn dự kiến vì tôi tin vào việc suy nghĩ.”

Xem thêm: CEO Amazon Andy Jassy: Một lượng thành công ‘xấu hổ’ trong tuổi 20 của bạn phụ thuộc vào thái độ của bạn

Những nhân viên mới tại Amazon và dự án không gian mới nhất của ông, Blue Origin, nên chuẩn bị “một văn hóa họp kỳ quặc nhất mà bạn từng gặp,” ông nói thêm, bao gồm việc im lặng nghiên cứu tài liệu dài trong 30 phút đầu mỗi cuộc họp trước khi mở ra thảo luận.

Khác với PowerPoint, mà Bezos nói là dễ tạo ra và che giấu “rất nhiều suy nghĩ cẩu thả trong các điểm chính,” quá trình này đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn từ người dẫn dắt cuộc họp. Trong khi đó, các thành viên tham gia không thể “giả vờ đọc.”

“Giờ thì tất cả chúng ta đều đã hiểu rõ. Chúng ta đã đọc xong bản ghi nhớ, và chúng ta có thể thảo luận một cách nâng cao thực sự,” ông kết luận.

Thu thập ý tưởng ‘không qua lọc’ của đội ngũ bạn

Những ý tưởng hay nhất đến từ tư duy đa dạng—nhưng với tính cách thích làm hài lòng người khác một cách bản năng, thật khó để phát biểu ý kiến nếu nó khác với ý của sếp.

Vì vậy, bằng cách yêu cầu một thành viên trong nhóm tạo ra bản ghi nhớ sáu trang cho cuộc họp, bạn có thể nhận được ý kiến chân thật của họ về một chủ đề.

“Người viết bản ghi nhớ phải rất dễ tổn thương. Họ phải đặt tất cả suy nghĩ của mình ra đó, và họ phải đi trước,” Bezos nói. “Điều đó tuyệt vời vì nó giúp họ trở nên thực sự tốt và bạn có thể thấy được ý tưởng thực sự của họ—bạn không vô tình giẫm lên chúng trong một bài thuyết trình PowerPoint lớn.”

Một cách khác mà Bezos nói là ông trao quyền cho từng người trong nhóm của mình để nói ra suy nghĩ thật sự—mà không bị ảnh hưởng bởi ý kiến của ông—là cho phép nhân viên dẫn dắt các cuộc họp.

Thực tế, để nghe được ý kiến “không qua lọc” của mọi người, ông khuyên nhân viên nên phát biểu theo thứ tự cấp bậc, người ít tuổi nhất đi trước, vì, ông nói, tâm trí của chúng ta dễ bị thay đổi bởi những người mà chúng ta tôn trọng.

“Nếu tôi phát biểu trước, ngay cả những người tham gia trong cuộc họp có ý chí mạnh mẽ, trí tuệ cao, đánh giá cao, cũng sẽ tự hỏi, ‘Chà, nếu Jeff nghĩ vậy, có thể tôi không đúng,’” ông nói. “Nếu bạn là người cấp cao nhất trong phòng, hãy phát biểu cuối cùng.”

Phải làm gì khi dữ liệu và câu chuyện cá nhân mâu thuẫn

Một cách khác mà Bezos tránh các cuộc họp không hiệu quả, nơi nhân viên cảm thấy không được tin tưởng để chia sẻ ý kiến, là bằng cách đặt niềm tin vào ý tưởng của họ, ngay cả khi dữ liệu chưa đủ.

“Rất nhiều sự thật mạnh mẽ nhất của chúng ta hóa ra lại là linh cảm,” ông nói. “Chúng dựa trên các câu chuyện cá nhân. Chúng dựa trên trực giác và đôi khi bạn thậm chí không có dữ liệu rõ ràng.”

Xem thêm: Văn hóa trung thực của Amazon, do Jeff Bezos khởi xướng, đã tạo ra các thành công như Amazon Prime. Đây là cách hoạt động của nó

Thay vì bỏ qua phán đoán của họ do thiếu bằng chứng, Bezos khuyên nên đào sâu hơn vào trực giác của họ—đặc biệt nếu những gì bạn nghe phù hợp với cảm giác trong bụng của bạn.

“Hãy cố gắng xem liệu chúng ta có thể thực sự biết được điều đó đúng hay không,” ông nói, thêm rằng cuối cùng, ngay cả khi dữ liệu không ủng hộ linh cảm của nhân viên, họ có thể vẫn đúng.

“Khi dữ liệu và câu chuyện cá nhân mâu thuẫn, thường thì câu chuyện cá nhân đúng,” Bezos kết luận. “Và điều đó không có nghĩa là bạn cứ theo đuổi câu chuyện cá nhân một cách mù quáng. Điều đó có nghĩa là bạn phải xem xét dữ liệu… Thường thì bạn đang không đo lường đúng thứ cần đo.”