Hiểu về Séc của Bên Thứ Ba: Định nghĩa, Quy trình và Hướng dẫn Ngân hàng

Chứng từ của bên thứ ba đại diện cho một công cụ tài chính thực tế cho phép chuyển tiền mà không dựa vào các nền tảng thanh toán kỹ thuật số hoặc rút tiền tại ATM. Mặc dù các ứng dụng thanh toán di động ngày càng phổ biến, việc hiểu cách hoạt động của chứng từ của bên thứ ba vẫn rất hữu ích trong nhiều tình huống tài chính khác nhau. Hướng dẫn này phân tích tất cả những điều bạn cần biết về loại chứng từ này, từ cơ chế cơ bản đến các bước thực tế trong việc ủy nhiệm và đổi tiền.

Định nghĩa chứng từ của bên thứ ba và lý do tại sao nó quan trọng

Về cơ bản, chứng từ của bên thứ ba liên quan đến ba bên khác nhau thay vì hai bên như thông thường. Thông thường, một giao dịch bằng chứng từ gồm người phát hành (người phát hành chứng từ) và người nhận (người nhận chứng từ). Người nhận có thể mang chứng từ đó đến ngân hàng để đổi lấy tiền mặt hoặc gửi vào tài khoản của mình, khi đó tiền sẽ được chuyển từ tài khoản của người phát hành.

Khi người nhận quyết định chuyển chứng từ đó cho người khác thay vì đổi tiền mặt trực tiếp, chứng từ đó trở thành chứng từ của bên thứ ba. Ví dụ thực tế: ai đó viết cho bạn một chứng từ trị giá 300 đô la, nhưng bạn lại nợ đúng số tiền đó cho một người bạn vay cá nhân. Thay vì gửi tiền vào tài khoản của chính mình rồi chuyển cho bạn, bạn có thể ủy nhiệm cho người bạn đó. Người bạn của bạn sau đó trở thành bên có quyền đổi hoặc gửi tiền từ chứng từ đó.

Cơ chế này cung cấp một phương thức đơn giản thay thế việc sử dụng ứng dụng ngân hàng hoặc đến ATM, rất hữu ích khi bạn cần chuyển tiền nhanh chóng và trực tiếp giữa các người.

Cơ chế ký ủy quyền cho người khác của chứng từ

Quá trình chuyển đổi một chứng từ tiêu chuẩn thành chứng từ của bên thứ ba gồm một vài bước đơn giản. Khi bạn nhận được một chứng từ muốn chuyển tiếp, bạn sẽ ký hậu chứng từ tại khu vực “Endorse Check Here” (Ủy nhiệm chứng từ tại đây). Dưới chữ ký của bạn, bạn viết “Pay to the order of” theo sau là tên người nhận.

Nhiều loại chứng từ có thể được chuyển đổi theo cách này, bao gồm chứng từ cá nhân, chứng từ ngân hàng, chứng từ đã được xác nhận, và chứng từ trả lương. Sau khi bạn ủy nhiệm chứng từ cho người nhận dự định, họ sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo chứng từ được đổi hoặc gửi tiền. Nếu chứng từ bị mất hoặc bị đánh cắp sau khi ủy nhiệm, người viết chứng từ ban đầu phải đồng ý phát hành một bản thay thế—hoặc viết lại tên bạn (bạn sẽ ủy nhiệm lại) hoặc chuyển trực tiếp cho bên thứ ba.

Lợi ích của phương pháp này là tiết kiệm thời gian. Thay vì phải quản lý một giao dịch chuyển tiền riêng qua ngân hàng hoặc ứng dụng di động, bạn chỉ cần chuyển chứng từ đã ủy nhiệm.

Những hạn chế của ngân hàng: Khi nào ngân hàng từ chối giao dịch của bên thứ ba

Đây là nơi thường phát sinh rắc rối. Các tổ chức tài chính không bắt buộc phải xử lý chứng từ của bên thứ ba, và nhiều ngân hàng chọn không làm vậy. Điều này phụ thuộc đáng kể vào chính sách của ngân hàng phát hành và ngân hàng nhận.

Trước khi cố gắng sử dụng chứng từ của bên thứ ba, hãy liên hệ với ngân hàng của người phát hành để xác nhận họ có chấp nhận hay không. Tương tự, người nhận chứng từ cũng nên xác minh với ngân hàng của mình xem họ có chấp nhận gửi tiền hoặc đổi chứng từ của bên thứ ba không. Việc xác nhận trước giúp tránh bị từ chối bất ngờ khi gửi tiền.

Nếu một hoặc cả hai ngân hàng từ chối, bạn sẽ cần gửi chứng từ vào tài khoản của chính mình trước, rồi sau đó thực hiện chuyển tiền riêng cho bên thứ ba. Điều này làm mất đi một phần tính tiện lợi nhưng vẫn là một phương án khả thi.

Gửi tiền và đổi chứng từ của bên thứ ba: Hướng dẫn từng bước

Nếu cả hai ngân hàng đều chấp thuận, quá trình đổi hoặc gửi tiền từ chứng từ của bên thứ ba sẽ không khác nhiều so với giao dịch chứng từ hai bên thông thường.

Đầu tiên, người nhận ban đầu cần xác minh rằng chứng từ có chữ ký của người phát hành và có ghi chú “Pay to the order of” kèm tên của bạn ở dưới. Bạn sau đó ký tên dưới ghi chú đó, tạo thành chuỗi ủy nhiệm. Khi bạn trình chứng từ tại ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng của mình, mang theo giấy tờ tùy thân có ảnh do chính phủ cấp. Lưu ý rằng ngân hàng của bạn có thể thu phí xử lý chứng từ của bên thứ ba—mức phí này có thể khác nhau đáng kể giữa các tổ chức.

Các phương án thay thế để đổi chứng từ của bên thứ ba

Nếu ngân hàng chính của bạn không xử lý được chứng từ của bên thứ ba, có một số lựa chọn khác. Một số người thử gửi tiền qua ATM của ngân hàng bằng tính năng gửi tiền di động, mặc dù điều này tùy thuộc vào chính sách của từng ngân hàng. Một số ngân hàng trực tuyến hiện cung cấp tài khoản kiểm tra không phí duy trì hàng tháng và có thể chấp nhận gửi tiền chứng từ qua ứng dụng di động—đây có thể là một lựa chọn rẻ hơn so với dịch vụ đổi tiền mặt.

Đối với những người không có tài khoản ngân hàng hoặc gặp nhiều lần bị từ chối, dịch vụ đổi tiền mặt là một lựa chọn khác, mặc dù phí thường cao hơn. Một số nền tảng thanh toán di động cung cấp các phương án làm việc thay thế. Ví dụ, Cash App không yêu cầu tài khoản ngân hàng truyền thống và cho phép người dùng thêm chứng từ qua gửi tiền di động. Venmo cũng cho phép người không có tài khoản liên kết thẻ ghi nợ trả trước và gửi tiền chứng từ qua di động.

Bạn cũng có thể mang chứng từ của bên thứ ba chưa đổi trực tiếp đến ngân hàng đã phát hành để yêu cầu đổi tiền, tuy nhiên ngân hàng thường chỉ cung cấp dịch vụ này cho chủ tài khoản.

Bối cảnh hiện đại và kết luận

Trong bối cảnh thanh toán kỹ thuật số ngày nay, chứng từ của bên thứ ba đã trở nên ít phổ biến hơn, nhưng vẫn có những tình huống cần hiểu rõ cách hoạt động của chúng. Dù bạn đang thanh toán khoản vay cá nhân, chuyển tiền trong các tình huống đặc biệt, hay đơn giản không có truy cập vào hạ tầng thanh toán số, việc biết cách ủy nhiệm chứng từ đúng cách và hiểu chính sách ngân hàng sẽ mang lại lợi ích thực tế.

Điều quan trọng là xác nhận: hãy kiểm tra xem giao dịch của bạn có thể thực hiện được hay không trước khi dựa vào chứng từ của bên thứ ba. Khi gửi chứng từ của bên thứ ba vào tài khoản của bạn, hãy để ngân hàng có đủ thời gian xác minh và xử lý. Nếu bạn rút tiền mặt, thực hiện mua sắm bằng thẻ ghi nợ hoặc thanh toán hóa đơn trước khi chứng từ được xác nhận và có thể bị từ chối, bạn có thể phải chịu phí quá hạn. Hiểu rõ chính sách gửi tiền và thời gian xác minh của ngân hàng sẽ giúp tránh những rắc rối không mong muốn và chi phí phát sinh.