Cách Công Cụ Quản Lý Quy Trình Kinh Doanh Đang Chuyển Đổi Ngành Tài Chính

Nhu cầu ngày càng tăng về dịch vụ nhanh hơn, an ninh chặt chẽ hơn và trải nghiệm khách hàng liền mạch đã để lại rất ít chỗ cho các quy trình kém hiệu quả. Đó là lý do tại sao các công cụ quản lý quy trình kinh doanh ra đời. Như một phần của nỗ lực chuyển đổi số do các công ty tập trung đổi mới như Dassault Systèmes dẫn dắt, các công cụ quản lý quy trình kinh doanh đang định hình lại cách các ngân hàng, fintech và các công ty bảo hiểm tiếp cận sự xuất sắc trong vận hành.

Nhu cầu của ngành Tài chính về các quy trình thông minh hơn

Dịch vụ tài chính không phải là một ngành đơn giản. Tuân thủ quy định, xử lý tín dụng, phát hiện gian lận và quản lý vòng đời khách hàng là các hoạt động phức tạp, đa chiều. Chúng đòi hỏi sự đồng thuận từ nhiều bên liên quan, cả trong và ngoài công ty. Không công ty nào muốn vận hành các quy trình này bằng các công cụ lỗi thời hoặc quy trình làm việc kém hiệu quả, nhưng vẫn còn nhiều công ty vẫn làm như vậy.

Đây là một vấn đề, nhưng không phải là vấn đề chỉ riêng của CNTT hoặc chuyển đổi số. Đó là một vấn đề kinh doanh. Những bất cập gây ra rủi ro gia tăng, chu kỳ ra quyết định kéo dài và, quan trọng nhất, giảm tính linh hoạt. Chờ đợi quá vài phút để phát hiện một giao dịch gian lận, xử lý một khoản vay hoặc đưa ra quyết định chiến lược có thể gây thiệt hại hàng triệu đô la.

Hãy đến với phần mềm quản lý quy trình kinh doanh, được thiết kế để giải quyết vấn đề đó và nhiều vấn đề khác.

Các công cụ Quản lý quy trình kinh doanh là gì?

Phần mềm quản lý quy trình kinh doanh (BPM) cho phép tổ chức lập bản đồ, thực thi, giám sát và cải tiến các quy trình kinh doanh trong một môi trường có thể mở rộng và xác định rõ ràng. Khác với các dự án tự động hóa riêng lẻ, các nền tảng BPM quan tâm đến vòng đời của quy trình, nhìn nhận công việc từ đầu đến cuối, và theo dõi tiến trình trước khi quay lại và thực hiện các điều chỉnh.

Đối với dịch vụ tài chính, các dự án này có thể bao gồm tự động hóa quá trình onboarding khách hàng với kiểm tra KYC (Hiểu rõ khách hàng của bạn), theo dõi quy trình phê duyệt khoản vay, và tự động hóa các cuộc kiểm toán nội bộ. Mỗi hành động đều có thể theo dõi, giúp nâng cao khả năng giám sát các bước riêng lẻ, giảm thiểu rủi ro sai sót của người dùng và đảm bảo hoạt động tuân thủ các quy định về an ninh.

Tự động hóa gặp gỡ trách nhiệm giải trình

Lợi ích lớn nhất của ngành tài chính từ các bộ suite quản lý quy trình kinh doanh là sự kết hợp giữa tự động hóa và trách nhiệm giải trình. Với tất cả sự tôn trọng đối với tự động hóa quy trình robot (RPA), tự động dựa trên quy tắc như BPM cung cấp không chỉ là làm các nhiệm vụ lặp đi lặp lại xong xuôi — mà còn làm đúng trong bối cảnh phù hợp.

Ví dụ, BPM có thể tự động hóa quá trình thu thập tất cả các tài liệu cần thiết cho đơn xin vay thế chấp. Nhưng nó cũng chú ý đến tất cả các phê duyệt cần thiết, phát hiện các sai lệch, và đảm bảo mọi bước đều tuân thủ các quy định tài chính hiện hành. Điều này đặc biệt quan trọng trong ngành mà minh bạch và khả năng truy xuất nguồn gốc là yếu tố then chốt.

Theo báo cáo của McKinsey & Company, các tổ chức tài chính áp dụng tự động hóa và quản lý quy trình quy mô lớn có thể giảm chi phí lên tới 30% trong khi nâng cao điểm hài lòng của khách hàng.

Phân tích dữ liệu theo thời gian thực và quyết định dựa trên dữ liệu

Bằng cách số hóa mọi quy trình và quản lý tập trung, công nghệ BPM tạo ra một kho dữ liệu khổng lồ có thể làm nền tảng cho việc ra quyết định. Một Giám đốc tài chính có thể truy cập bảng điều khiển về thời gian xử lý khoản vay, hoặc xem các điều kiện tạo ra cảnh báo đỏ về gian lận, hoặc thời gian trung bình để thu hút khách hàng mới, tất cả đều trong thời gian thực.

Dữ liệu này không chỉ giúp quản lý hiệu suất nội bộ. Nó còn được cung cấp cho các cuộc kiểm toán tuân thủ, quan hệ nhà đầu tư và các chiến lược kinh doanh. Trong thế giới mà dữ liệu là đồng tiền mới, BPM mang lại cho các công ty một tài sản mới để khai thác mọi chỉ số vận hành kinh doanh của họ.

Tuân thủ và Quản lý rủi ro tích hợp sẵn

Dù bạn ở đâu, dịch vụ tài chính vẫn còn nặng về các vấn đề tuân thủ quy định. Từ GDPR đến Dodd-Frank, cảnh quan pháp lý ngày càng tinh vi và ít khoan nhượng hơn.

Các BPM cho phép các công ty tích hợp tuân thủ vào hoạt động hàng ngày của họ, với các cấu trúc quản trị và kiểm soát nằm trong phạm vi hoạt động của họ. Các quy tắc có thể yêu cầu hoặc từ chối truy cập dựa trên vai trò, theo dõi luồng tài liệu và lịch sử giao dịch, và tự động gọi trợ giúp nếu một quy trình vi phạm ngưỡng hoặc vượt quá giới hạn nhất định. Cách tiếp cận này không chỉ giúp các công ty tuân thủ pháp luật mà còn tạo dựng niềm tin trong các mối quan hệ với khách hàng, nhà cung cấp và cơ quan quản lý.

Tại sao các công cụ BPM phù hợp với DNA của fintech

Các công ty fintech vốn dĩ di chuyển nhanh chóng. Họ được xây dựng để phát triển nhanh, phá vỡ các hệ thống cũ, đồng thời phục vụ khách hàng toàn cầu. Nhưng khi fintech mở rộng quy mô, hoạt động của họ trở nên phức tạp hơn, và đó là lúc các công cụ BPM thể hiện vai trò của mình.

Các bộ suite này được thiết kế để giúp các startup fintech phát triển mà không mất đi sự linh hoạt của thương hiệu. Dù công ty đang tích hợp các quy trình tuân thủ xuyên quốc gia hay xử lý yêu cầu dịch vụ khách hàng một cách liền mạch, giải pháp BPM có thể giúp ổn định quy trình mà không làm mất đi tính linh hoạt.

Bởi vì các công cụ này kết nối với rất nhiều công cụ và dịch vụ khác mà các công ty fintech hiện đại sử dụng — API, dịch vụ trò chuyện, dịch vụ đám mây, các engine dự đoán dựa trên AI — chúng là bộ công nghệ phù hợp cho DNA đã trở thành kỹ thuật số từ ban đầu.

BPM như một lợi thế cạnh tranh

Ngày nay, các tổ chức tài chính sáng tạo không còn xem BPM là một triển khai CNTT hay hậu trường nữa. Họ xem đó là một lợi thế cạnh tranh. Với hệ thống BPM phù hợp, bạn có thể:

* Ra mắt các sản phẩm tài chính mới nhanh hơn
* Tăng khả năng giữ chân khách hàng với quy trình onboarding và dịch vụ nhanh chóng, mượt mà hơn
* Giảm khối lượng công việc và rủi ro vận hành, tuân thủ quy định
* Phát triển hoặc mở rộng khi mở rộng hoạt động địa phương và các lĩnh vực kinh doanh

Dù bạn là ngân hàng toàn cầu bắt đầu hành trình chuyển đổi cốt lõi hay một fintech khởi nghiệp 100 năm tuổi muốn tối ưu hóa quy trình nội bộ, công cụ BPM là chìa khóa cho các quy trình tốt hơn, nhanh hơn và bền vững hơn.

Nhìn về phía trước

Khi hệ sinh thái tài chính ngày càng phức tạp và kỳ vọng của khách hàng tiếp tục tăng, trí tuệ quy trình sẽ phân biệt các nhà dẫn đầu với các nhà chậm chân. Các công cụ quản lý quy trình kinh doanh cung cấp hạ tầng cần thiết để thích nghi với sự thay đổi liên tục, nâng cao hiệu quả và tích hợp tuân thủ vào mọi lớp hoạt động.

Đối với các tổ chức mong muốn dẫn đầu trong bối cảnh này, các công cụ BPM không còn là tùy chọn nữa. Chúng là nền tảng.