Обов'язки роботодавців щодо надсилання форм W-2: основні терміни та наслідки їх невиконання

2026-01-20 19:11:22

Податковий сезон приносить багато паперової роботи, і один документ стоїть у центрі всього: форма W-2. Чи ви змінили роботу в середині року, чи залишилися на місці, розуміння того, що роботодавці зобов’язані надіслати — і коли — може заощадити вам головний біль у квітні. Ось що потрібно знати.

Розуміння W-2: Ваша заробітна плата та податкова декларація

Форма W-2 — це не просто папірець; це офіційна заява про заробіток і податки, яку роботодавці зобов’язані надавати кожному працівнику. Цей документ виконує дві важливі функції: він точно повідомляє, які податки було утримано з вашої зарплати, і інформує IRS про ваші доходи та податкові зобов’язання.

Що робить цю форму необхідною? Вона містить кілька ключових відомостей:

Загальний дохід: ваша заробітна плата, чайові та компенсація за весь податковий рік
Утриманий федеральний податок: точна сума, яку ваш роботодавець відрахував для федеральних податків відповідно до ваших виборів утримання
Соціальне страхування та Medicare: ваші внески до цих програм, що забезпечує правильний кредит для майбутніх виплат
Місцеві та регіональні податки: будь-які регіональні утримання податків, залежно від місця роботи або проживання
Додаткові відрахування: внески до пенсійних фондів, страхові премії та інші пільги до оподаткування

Кожен роботодавець зобов’язаний надсилати форми W-2 як працівникам, так і IRS. Несумісність між вашою податковою декларацією та цим офіційним документом спричинить запит IRS.

Законний термін: 31 січня

Ось чітка вимога: роботодавці зобов’язані надіслати форми W-2 до 31 січня наступного року. Якщо 31 січня припадає на вихідний або святковий день, термін переноситься на наступний робочий день. Для податкового року 2023 всі W-2 повинні бути відмічені поштою до 31 січня 2024 року.

Цей термін 31 січня існує з певної причини. Він дає працівникам достатньо часу зібрати документи і подати податкові декларації до дедлайну 15 квітня. Цей графік не випадковий — він закладений у податкову систему, щоб забезпечити належне повідомлення працюючих американців.

Затримки пошти означають, що надіслані поштою W-2 можуть прийти після 31 січня, але роботодавці зобов’язані надіслати їх до цієї дати. Якщо ви ще не отримали свій і вже минув 31 січня, можливо, щось пішло не так.

Що робити, якщо ваш W-2 ніколи не надійшов

Ви пропустили W-2 від попереднього роботодавця? Не панікуйте, але діяти потрібно швидко.

Крок 1: Зверніться безпосередньо. Контактуйте з відділом кадрів або бухгалтерією вашого колишнього роботодавця. Будьте професійними і ввічливими — попросіть їх надіслати ваш W-2 і підтвердити вашу актуальну адресу або електронну пошту. Якщо ви переїхали з часів роботи, ваш документ міг бути надісланий на стару адресу. Запитайте приблизний час надходження.

Крок 2: Перевірте онлайн-кабінети. Багато роботодавців тепер видають W-2 електронною поштою через захищені портали. Увійдіть і подивіться, чи можете завантажити його безпосередньо — без очікування пошти.

Крок 3: Зверніться до IRS. Якщо ваш колишній роботодавець ігнорує ваші запити, зателефонуйте до IRS за номером 1-800-829-1040. Майте під рукою:

Ваше повне ім’я, адресу, номер соціального страхування і телефон
Назву, адресу і телефон вашого колишнього роботодавця
Дати працевлаштування
Оцінку доходів і утриманих податків (використовуйте ваш останній чек)

IRS займеться пошуком відсутньої форми за вашою заявкою.

Крок 4: Подайте декларацію без неї (якщо потрібно). Є два варіанти, якщо дедлайн 15 квітня наближається:

Подайте заявку на продовження терміну за допомогою форми 4868. Це дає вам ще шість місяців — але пам’ятайте, це лише продовжує термін подання, а не оплату. Оцінюйте свої податкові зобов’язання і сплатіть їх до 15 квітня все одно. Після подання продовження ви можете запросити Витяг доходів і заробітку з IRS, але це може зайняти до червня або липня.
Подайте з формою 4852 (замість W-2). Заповніть цю форму, використовуючи свої найкращі оцінки доходів і утриманих податків. Зверніть увагу: якщо пізніше виявиться, що фактичний W-2 суттєво відрізняється, вам доведеться виправляти декларацію.

Якщо ви не впевнені у точності, проконсультуйтеся з податковим фахівцем.

Вартість несумлінності: штрафи роботодавця

Тут стає серйозно для роботодавців. Федеральне законодавство зобов’язує компанії нести значні штрафи за несвоєчасну або відсутню відправку W-2. Обмежень по штрафах немає.

Для форм, що повинні бути надіслані у 2024 році, структура штрафів така:

До 30 днів затримки: $60 за форму$120
Затримка від 31 дня до 1 серпня: $310 за форму$630
Після 1 серпня або неподача: (за форму)
Навмисне ігнорування: $310 за форму

Штрафи швидко зростають, оскільки вони застосовуються до кожної форми. У кожного працівника є W-2, і IRS отримує копію — тобто по дві окремі подачі на кожного працівника.

Уявімо ситуацію: компанія з 10 працівниками чекає до вересня, щоб надіслати W-2. Кожен з 10 працівників отримує дві форми одну працівнику, одну IRS, всього 20 форм по кожна. Це $6,200 штрафів до нарахування відсотків — і так, IRS стягує відсотки і з штрафів.

Ці фінансові наслідки означають, що роботодавці повинні серйозно ставитися до терміну 31 січня. Затримка з розсилкою W-2 — це не лише незручність для працівників, а й дороге для компаній.

Підсумок

Роботодавці зобов’язані надіслати форми W-2 до 31 січня, і це закон. Ця юридична обов’язковість захищає ваше право на точну податкову інформацію і дає вам час для подання. Якщо ваш колишній роботодавець не виконав цю вимогу, у вас є чіткі кроки — від прямого контакту до допомоги IRS. А якщо ви — з боку роботодавця, пам’ятайте: штрафи за несумлінність роблять 31 січня датою, яку не можна пропустити.

Переглянути оригінал

Ця сторінка може містити контент третіх осіб, який надається виключно в інформаційних цілях (не в якості запевнень/гарантій) і не повинен розглядатися як схвалення його поглядів компанією Gate, а також як фінансова або професійна консультація. Див. Застереження для отримання детальної інформації.