Розуміння вашого графіка отримання W-2: коли ваш роботодавець має його надіслати та що трапляється, якщо він цього не зробить

Податковий сезон може здаватися перевантажливим, особливо коли ви чекаєте на важливі документи від попереднього роботодавця. Якщо ви залишили роботу протягом року, розуміння того, коли ваш колишній роботодавець зобов’язаний надіслати ваш W-2 і які штрафи застосовуються за невиконання — це ключ до своєчасної подачі декларації.

Форма W-2: ваша податкова основа

Форма W-2, офіційно відома як Звіт про заробітну плату та податки, є основою вашої податкової декларації. Ваш роботодавець використовує цей документ для звіту про ваші доходи та утримання податків як вам, так і IRS. У формі зафіксовано кілька важливих даних:

Деталі компенсації відображають ваші загальні заробітки, зарплату, чайові та інші доходи за рік. Інформація про утримання податків показує, скільки федерального податку на доходи було утримано з ваших зарплат відповідно до ваших виборів у W-4. Також у формі зафіксовано ваші внески до соціального страхування та Medicare, що забезпечує правильний зарахунок у ваші майбутні виплати. Якщо ви працювали у штаті або місцевості з податком на доходи, ці утримання також відображаються тут. Крім того, W-2 містить записи про внески до пенсійних фондів та страхові премії на медичне страхування, сплачені через попередньо оподатковані відрахування.

Точність цієї інформації безпосередньо впливає на вашу податкову декларацію. Будь-яке невідповідність між вашим задекларованим доходом і даними W-2 спричинить запит IRS.

Коли ваш роботодавець надсилає ваш W-2? Критичний термін

IRS встановлює чіткий термін: роботодавці повинні надіслати форми W-2 працівникам до 31 січня наступного року. Якщо 31 січня припадає на вихідний або святковий день, термін переноситься на наступний робочий день. Цей графік поширюється на всіх роботодавців по всій країні, щоб працівники мали достатньо часу для підготовки та подання своїх податкових декларацій до дедлайну 15 квітня.

Для податкового року 2023 всі W-2 мають бути надіслані поштою або електронною передачею до 31 січня 2024 року. Цей термін 31 січня є незмінним, і роботодавці, які його пропустять, стикаються з серйозними наслідками.

Що робити, якщо ви ще не отримали свій W-2?

Якщо термін минув і ваш W-2 ще не надійшов, діяти потрібно негайно.

Зверніться безпосередньо до відділу кадрів або бухгалтерії вашого колишнього роботодавця. Попросіть форму і підтвердіть вашу актуальну адресу або електронну пошту. Якщо ви переїхали після звільнення, ваш W-2 міг бути надісланий за застарілою адресою. Запитайте приблизну дату доставки.

Перевірте можливість електронної доставки. Багато роботодавців тепер пропонують безпечні онлайн-портали, де працівники можуть завантажити свої W-2. Якщо ваш попередній роботодавець надає цю послугу, увійдіть і отримайте форму безпосередньо.

Зв’яжіться з IRS, якщо роботодавець не реагує. Телефонуйте за номером 1-800-829-1040, маючи при собі свої особисті дані, інформацію про роботодавця, дати працевлаштування та приблизний дохід і утримання з вашого останнього заробітку. IRS зв’яжеться з вашим колишнім роботодавцем від вашого імені.

Подайте декларацію без очікування, якщо наближається дедлайн 15 квітня. У вас є два варіанти: подати заявку на шести місячне продовження за допомогою форми 4868 (, що продовжує час подання, але не час сплати — оцініть свої податки і сплатіть їх до 15 квітня), або подайте за допомогою форми 4852, яка є заміною W-2 і дозволяє вам оцінити свої доходи та утримання. Зверніть увагу, що значні розбіжності між вашими оцінками і фактичним W-2 можуть вимагати подання виправленої декларації пізніше. Співпраця з податковим фахівцем допоможе вам правильно орієнтуватися в цій ситуації.

Штрафи для роботодавців: вартість невиконання

Роботодавці, які не надсилають форми W-2 вчасно — або взагалі — стикаються з великими фінансовими штрафами без верхньої межі. На 2024 рік структура штрафів така:

• До 30 днів після терміну: $60 за форму
• Від 31 дня до 1 серпня: $120 за форму
• Після 1 серпня або неподача: $310 за форму
• Навмисне ігнорування: $630 за форму

Ці штрафи застосовуються за кожну подану форму до IRS і за кожну копію, надану кожному працівнику. Компанія з 10 працівниками, яка подає у вересні, може заплатити штраф у розмірі $6,200 ($310 × 2 копії × 10 працівників), плюс відсотки, що значно збільшує загальні витрати.

Серйозність цих штрафів стимулює роботодавців дотримуватися терміну 31 січня. У поєднанні з відсотками IRS, фінансовий тягар для недобросовісних компаній може швидко зрости, тому своєчасна роздача W-2 стає пріоритетом бізнесу, а не додатковою турботою.

Розуміння цих термінів і вимог захищає як ваш процес подання, так і забезпечує виконання роботодавцем їхніх юридичних зобов’язань.