Обязанность работодателей отправлять формы W-2: основные сроки и последствия их несоблюдения

Налоговый сезон приносит волну бумажной работы, и один документ занимает центральное место во всем этом: форма W-2. Независимо от того, сменили ли вы работу в середине года или остались на месте, понимание того, что работодатели обязаны отправлять — и когда — может избавить вас от головной боли в апреле. Вот что вам нужно знать.

Понимание формы W-2: вашего заявления о заработке и налогах

Форма W-2 — это не просто лист бумаги; это официальное заявление о заработке и налогах, которое работодатели обязаны предоставлять каждому работнику. Этот документ выполняет две важные функции: он точно сообщает, какие налоги были удержаны из вашей зарплаты, и информирует IRS о ваших доходах и налоговых обязательствах.

Что делает эту форму важной? Она содержит несколько ключевых данных:

• Общий доход: ваша зарплата, чаевые и компенсации за весь налоговый год
• Удержанный федеральный налог: точная сумма, которую ваш работодатель выделил на федеральные налоги в соответствии с вашими выборами по удержанию
• Социальное обеспечение и Medicare: ваши взносы в эти программы, обеспечивающие правильный зачет для будущих пособий
• Государственные и местные налоги: любые региональные удержания налогов, в зависимости от того, где вы работали или проживали
• Дополнительные вычеты: взносы в пенсионные фонды, страховые взносы и другие преимущества до налогообложения

Каждый работодатель обязан отправлять формы W-2 как работникам, так и IRS. Несовпадение между вашей налоговой декларацией и этим официальным документом вызовет запрос IRS.

Законный срок: 31 января

Вот жесткое требование: работодатели обязаны отправлять формы W-2 не позднее 31 января следующего года. Если 31 января приходится на выходной или праздничный день, срок переносится на следующий рабочий день. Для налогового года 2023 все формы W-2 должны быть отправлены с почтовым штемпелем не позднее 31 января 2024.

Этот срок 31 января существует не просто так. Он дает работникам достаточно времени собрать документы и подать налоговые декларации до срока 15 апреля. Этот график не случайен — он встроен в налоговую систему, чтобы обеспечить должное уведомление работающих американцев.

Задержки почты означают, что отправленные по почте W-2 могут прийти после 31 января, но работодатели обязаны отправить их к этой дате. Если вы еще не получили свою форму и уже прошла дата 31 января, что-то могло пойти не так.

Что делать, если ваша форма W-2 не приходит

Отсутствует форма W-2 от предыдущего работодателя? Не паникуйте, но действуйте быстро.

Шаг 1: Свяжитесь напрямую. Обратитесь в отдел кадров или бухгалтерию вашего бывшего работодателя. Будьте профессиональны и вежливы — попросите их отправить вашу W-2 и подтвердите ваш текущий адрес или электронную почту. Если вы переехали после увольнения, ваша форма могла быть отправлена по старому адресу. Запросите предполагаемую дату получения.

Шаг 2: Проверьте онлайн-порталы. Многие работодатели теперь предоставляют W-2 в электронном виде через защищенные порталы. Войдите и посмотрите, можете ли скачать ее напрямую — без ожидания почты.

Шаг 3: Свяжитесь с IRS. Если ваш предыдущий работодатель игнорирует ваши запросы, позвоните в IRS по номеру 1-800-829-1040. Имейте под рукой:

• ваше полное имя, адрес, номер социального страхования и телефон
• название, адрес и телефон вашего бывшего работодателя
• даты работы
• оценку доходов и удержанных налогов (используйте ваш последний платежный чек)

IRS займется поиском отсутствующей формы от вашего имени.

Шаг 4: Подайте декларацию без нее (если необходимо). Есть два варианта, если приближается срок 15 апреля:

1. Запросить продление подачи с помощью формы 4868. Это даст вам шесть месяцев — но помните, оно только продлевает срок подачи, а не срок уплаты налогов. Оцените свою налоговую обязанность и уплатите ее до 15 апреля. После подачи продления вы можете запросить у IRS транскрипт доходов и удержаний, хотя его получение может затянуться до июня или июля.

2. Подать с помощью формы 4852 (заменяющая W-2). Заполните эту форму, используя свои лучшие оценки доходов и удержанных налогов. Учтите: если позже окажется, что фактическая W-2 значительно отличается, вам потребуется исправить декларацию.

Если вы не уверены в точности, проконсультируйтесь с налоговым специалистом.

Стоимость несоблюдения требований: штрафы работодателей

Здесь все становится серьезно для работодателей. Федеральное законодательство предписывает компаниям сталкиваться с крупными штрафами за несвоевременную отправку W-2 — или за их непредставление вообще. Ограничений по штрафам нет.

Для форм, срок которых истекает в 2024 году, структура штрафов следующая:

• До 30 дней просрочки: $60 за форму
• От 31 дня до 1 августа: $120 за форму
• После 1 августа или неподача: $310 за форму
• Умышленное игнорирование: $630 за форму

Штрафы быстро накапливаются, поскольку они применяются к каждой форме отдельно. У каждого работника есть своя W-2, и IRS получает копию — итого по две формы на каждого сотрудника.

Рассмотрим сценарий: бизнес с 10 сотрудниками ждет до сентября, чтобы отправить W-2. Каждый из 10 сотрудников получает две формы (одну работнику, одну IRS), итого 20 форм по $310 каждой. Это штрафы на сумму $6,200 до начисления процентов — и да, IRS начисляет проценты и на штрафы.

Эти финансовые последствия означают, что работодатели обязаны серьезно относиться к сроку 31 января. Задержка с распространением W-2 — это не только неудобство для работников, но и дорого для компаний.

Итог

Работодатели обязаны отправлять формы W-2 не позднее 31 января, и точка. Этот юридический обязательство защищает ваше право на точную налоговую информацию и дает вам время для подачи декларации. Если ваш бывший работодатель не выполнил требования, у вас есть четкие шаги — от прямого контакта до помощи IRS. А если вы — работодатель, помните: штрафы за несоблюдение делают 31 января датой, которую нельзя пропускать.