Obrigações dos empregadores de enviar formulários W-2: prazos importantes e o que acontece quando não o fazem

A temporada de impostos traz uma enxurrada de papelada, e um documento destaca-se no meio de tudo: o formulário W-2. Quer tenha trocado de emprego no meio do ano ou permanecido no mesmo lugar, entender o que os empregadores são obrigados a enviar—e quando—pode evitar dores de cabeça em abril. Aqui está o que precisa saber.

Compreendendo o W-2: Seu Comprovativo de Rendimentos e Impostos

O formulário W-2 é mais do que um pedaço de papel; é um comprovativo formal de rendimentos e impostos que os empregadores são obrigados a fornecer a cada trabalhador. Este documento serve a dois propósitos essenciais: informa exatamente quais impostos foram retidos dos seus salários e comunica ao IRS sobre seus ganhos e obrigações fiscais.

O que torna este formulário fundamental? Ele captura várias informações-chave:

• Rendimentos totais: seus salários, gorjetas e compensações durante todo o ano fiscal
• Imposto de renda federal retido: o valor exato que seu empregador reservou para impostos federais com base nas suas opções de retenção
• Segurança Social e Medicare: suas contribuições para esses programas de benefício, garantindo crédito adequado para benefícios futuros
• Impostos estaduais e locais: quaisquer retenções regionais, dependendo de onde trabalhou ou residiu
• Deduções adicionais: contribuições para aposentadoria, prémios de seguro de saúde e outros benefícios antes dos impostos

Todos os empregadores são obrigados a enviar formulários W-2 tanto aos empregados quanto ao IRS. Uma discrepância entre sua declaração de impostos e este documento oficial acionará uma investigação do IRS.

O Prazo Legal: 31 de Janeiro

Aqui está o requisito rígido: os empregadores são legalmente obrigados a enviar os formulários W-2 até 31 de janeiro do ano seguinte. Se 31 de janeiro cair num fim de semana ou feriado, o prazo é estendido para o próximo dia útil. Para o ano fiscal de 2023, todos os W-2s precisaram ser postados até 31 de janeiro de 2024.

Este prazo de 31 de janeiro existe por uma razão. Ele dá aos empregados tempo suficiente para reunir documentos e apresentar suas declarações de impostos antes do prazo de 15 de abril. A linha do tempo não é arbitrária—está incorporada no sistema fiscal para garantir que os trabalhadores americanos tenham aviso adequado.

Atrasos postais podem fazer com que os W-2s enviados por correio cheguem após 31 de janeiro, mas os empregadores são obrigados a enviá-los até essa data. Se ainda não recebeu o seu e já passou bastante tempo de janeiro, algo pode ter dado errado.

O que fazer se seu W-2 nunca chegar

Faltando um W-2 de um empregador anterior? Não entre em pânico, mas aja rapidamente.

Passo 1: Entre em contato diretamente. Procure o departamento de recursos humanos ou folha de pagamento do seu antigo empregador. Seja profissional e educado—peça que enviem seu W-2 e confirme seu endereço ou email atual. Se mudou de residência desde que saiu do emprego, seu formulário pode ter sido enviado para um endereço antigo. Peça uma estimativa da data de chegada.

Passo 2: Verifique portais online. Muitos empregadores agora emitem W-2s eletronicamente através de portais seguros. Faça login para ver se consegue baixá-lo diretamente—sem esperar pelo correio.

Passo 3: Contate o IRS. Se seu antigo empregador ignorar seus pedidos, ligue para o IRS pelo telefone 1-800-829-1040. Tenha à mão:

• Seu nome completo, endereço, número de Segurança Social e telefone
• Nome, endereço e telefone do seu antigo empregador
• Datas de emprego
• Uma estimativa de ganhos e impostos retidos (use seu último contracheque)

O IRS buscará o formulário em falta em seu nome.

Passo 4: Faça a declaração sem ele (se necessário). Existem duas opções se o prazo de 15 de abril estiver se aproximando:

1. Solicite uma prorrogação de prazo usando o Formulário 4868. Isso lhe dá mais seis meses—mas lembre-se, só estende o prazo para entregar a declaração, não para pagar. Estime seu imposto devido e pague-o até 15 de abril mesmo assim. Após enviar sua prorrogação, você pode solicitar uma Transcrição de Rendimentos e Impostos ao IRS, embora possa levar até junho ou julho para recebê-la.

2. Declare usando o Formulário 4852 (um substituto do W-2). Preencha este formulário com suas melhores estimativas de renda e impostos retidos. Esteja ciente: se o W-2 real diferir significativamente posteriormente, será necessário retificar sua declaração.

Se estiver inseguro quanto à precisão, consulte um profissional de impostos.

O custo do não cumprimento: Penalidades para empregadores

Aqui é que a coisa fica séria para os empregadores. A lei federal exige que as empresas enfrentem penalidades elevadas por não enviar os formulários W-2 a tempo—ou de todo. Não há limite para as penalidades.

Para formulários de 2024, a estrutura de penalidades é:

• Até 30 dias de atraso: $60 por formulário$120
• De 31 dias até 1 de agosto: $310 por formulário$630
• Após 1 de agosto ou não enviado: (por formulário)
• Disregard intencional: $310 por formulário

As penalidades aumentam rapidamente porque se aplicam a cada formulário. Cada empregado recebe um W-2, e o IRS recebe uma cópia—ou seja, duas declarações separadas por empregado.

Considere este cenário: uma empresa com 10 empregados espera até setembro para enviar os W-2s. Cada um dos 10 empregados representa dois formulários um para o trabalhador, outro para o IRS, totalizando 20 formulários a cada. Isso dá uma penalidade de $6.200 antes de juros, e sim, o IRS cobra juros sobre as penalidades também.

Essa consequência financeira faz com que os empregadores levem a sério o prazo de 31 de janeiro. Atrasar a distribuição do W-2 não é apenas inconveniente para os trabalhadores; é caro para as empresas.

Conclusão

Os empregadores são obrigados a enviar os formulários W-2 até 31 de janeiro, ponto final. Essa obrigação legal protege seu direito a informações fiscais precisas e lhe dá tempo para declarar. Se seu antigo empregador não cumpriu, você tem passos claros a seguir—desde contato direto até assistência do IRS. E se você estiver do lado do empregador, lembre-se: as penalidades por não conformidade fazem de 31 de janeiro uma data que você não pode se dar ao luxo de perder.