Kewajiban Pengusaha untuk Mengirim Formulir W-2: Tenggat Waktu Utama dan Apa yang Terjadi Jika Tidak Melakukannya

Musim pajak membawa gelombang dokumen, dan satu dokumen berdiri di pusat semuanya: formulir W-2. Apakah Anda telah berganti pekerjaan di tengah tahun atau tetap di tempat, memahami apa yang harus dikirim oleh pemberi kerja—dan kapan—dapat menyelamatkan Anda dari headache menjelang April. Berikut yang perlu Anda ketahui.

Memahami W-2: Pernyataan Gaji dan Pajak Anda

Formulir W-2 lebih dari sekadar selembar kertas; ini adalah pernyataan resmi tentang gaji dan pajak yang wajib disediakan oleh pemberi kerja kepada setiap pekerja. Dokumen ini memiliki dua tujuan penting: memberi tahu Anda secara tepat berapa pajak yang dipotong dari gaji Anda, dan memberi informasi kepada IRS tentang penghasilan dan kewajiban pajak Anda.

Apa yang membuat formulir ini penting? Ia menangkap beberapa informasi kunci:

• Total penghasilan: Gaji, tips, dan kompensasi selama seluruh tahun pajak
• Pajak penghasilan federal yang dipotong: Jumlah pasti yang disisihkan oleh pemberi kerja untuk pajak federal berdasarkan pilihan pemotongan Anda
• Jaminan Sosial dan Medicare: Kontribusi Anda terhadap program manfaat ini, memastikan kredit yang tepat untuk manfaat di masa depan
• Pajak negara bagian dan lokal: Potongan pajak regional, tergantung di mana Anda bekerja atau tinggal
• Potongan tambahan: Kontribusi pensiun, premi asuransi kesehatan, dan manfaat pra-pajak lainnya

Setiap pemberi kerja wajib mengirim formulir W-2 kepada karyawan dan IRS. Ketidaksesuaian antara pengembalian pajak Anda dan dokumen resmi ini akan memicu penyelidikan IRS.

Batas Waktu Hukum: 31 Januari

Inilah ketentuan yang harus dipenuhi: pemberi kerja secara hukum wajib mengirim formulir W-2 paling lambat 31 Januari tahun berikutnya. Jika 31 Januari jatuh di akhir pekan atau hari libur, batas waktu bergeser ke hari kerja berikutnya. Untuk tahun pajak 2023, semua W-2 harus distempel paling lambat 31 Januari 2024.

Batas waktu 31 Januari ini ada alasannya. Memberi waktu yang cukup kepada karyawan untuk mengumpulkan dokumen dan mengajukan pengembalian pajak mereka sebelum tenggat waktu pengajuan 15 April. Timeline ini bukan tanpa alasan—ia dibangun ke dalam sistem pajak untuk memastikan warga Amerika memiliki pemberitahuan yang tepat.

Keterlambatan pos berarti W-2 yang dikirim melalui pos mungkin tiba setelah 31 Januari, tetapi pemberi kerja wajib mengirimkannya paling lambat tanggal tersebut. Jika Anda belum menerimanya dan kita sudah melewati Januari, ada kemungkinan terjadi sesuatu yang salah.

Apa yang Harus Dilakukan Jika W-2 Anda Tidak Pernah Tiba

Kehilangan W-2 dari pemberi kerja sebelumnya? Jangan panik, tapi bertindaklah cepat.

Langkah 1: Hubungi langsung. Hubungi departemen sumber daya manusia atau penggajian dari pemberi kerja sebelumnya. Tetap profesional dan sopan—minta mereka mengirim W-2 Anda dan verifikasi alamat atau email Anda saat ini. Jika Anda telah pindah sejak meninggalkan pekerjaan, formulir Anda mungkin telah dikirim ke alamat lama. Dapatkan perkiraan tanggal kedatangan.

Langkah 2: Periksa portal online. Banyak pemberi kerja sekarang mengeluarkan W-2 secara elektronik melalui portal aman. Masuk dan lihat apakah Anda bisa mengunduhnya langsung—tanpa menunggu kiriman melalui pos.

Langkah 3: Hubungi IRS. Jika pemberi kerja sebelumnya mengabaikan permintaan Anda, hubungi IRS di 1-800-829-1040. Siapkan:

• Nama lengkap, alamat, nomor Jaminan Sosial, dan nomor telepon Anda
• Nama, alamat, dan nomor telepon pemberi kerja sebelumnya
• Tanggal kerja Anda
• Perkiraan penghasilan dan pajak yang dipotong (gunakan slip gaji terakhir Anda)

IRS akan menindaklanjuti formulir yang hilang atas nama Anda.

Langkah 4: Ajukan pengembalian tanpa formulir tersebut (jika perlu). Ada dua opsi jika tenggat 15 April semakin dekat:

1. Ajukan perpanjangan pengajuan menggunakan Formulir 4868. Ini memberi Anda enam bulan—tapi ingat, ini hanya memperpanjang tenggat pengajuan, bukan pembayaran. Perkirakan kewajiban pajak Anda dan bayarlah sebelum 15 April juga. Setelah mengajukan perpanjangan, Anda bisa meminta Transkrip Penghasilan dan Gaji dari IRS, meskipun mungkin baru diterima sampai Juni atau Juli.

2. Ajukan dengan Formulir 4852 (pengganti W-2). Isi formulir ini dengan perkiraan terbaik penghasilan dan pajak yang dipotong. Perlu diingat: jika W-2 yang sebenarnya berbeda secara signifikan nanti, Anda harus mengajukan revisi pengembalian.

Jika Anda ragu tentang keakuratan, konsultasikan dengan profesional pajak.

Biaya Ketidakpatuhan: Denda Pemberi Kerja

Di sinilah situasi menjadi serius untuk pemberi kerja. Hukum federal mewajibkan perusahaan menghadapi denda besar jika gagal mengirim formulir W-2 tepat waktu—atau sama sekali. Tidak ada batasan denda.

Untuk formulir yang jatuh tempo tahun 2024, struktur denda adalah:

• Hingga 30 hari terlambat: $60 per formulir
• Lebih dari 30 hari sampai 1 Agustus: $120 per formulir
• Setelah 1 Agustus atau tidak dikirim: $310 per formulir
• Disregard dengan sengaja: $630 per formulir

Dendanya bertambah cepat karena berlaku per formulir. Setiap karyawan mendapatkan W-2, dan IRS juga mendapatkan salinannya—jadi ada dua pengajuan terpisah per karyawan.

Bayangkan skenario ini: Sebuah bisnis dengan 10 karyawan menunggu sampai September untuk mengirim W-2. Setiap dari 10 karyawan mewakili dua formulir (satu untuk pekerja, satu untuk IRS), total 20 formulir $310 masing-masing. Itu sebesar $6.200 dalam denda sebelum bunga dihitung—dan ya, IRS juga mengenakan bunga atas denda tersebut.

Konsekuensi finansial ini berarti pemberi kerja harus serius terhadap tenggat 31 Januari. Menunda distribusi W-2 bukan hanya merepotkan pekerja; itu mahal bagi perusahaan.

Kesimpulan

Pemberi kerja wajib mengirim formulir W-2 paling lambat 31 Januari, selesai. Kewajiban hukum ini melindungi hak Anda atas informasi pajak yang akurat dan memberi Anda waktu untuk mengajukan. Jika pemberi kerja sebelumnya tidak mematuhi, Anda memiliki langkah-langkah yang jelas—dari kontak langsung hingga bantuan IRS. Dan jika Anda berada di pihak pemberi kerja, ingat: denda karena ketidakpatuhan membuat tanggal 31 Januari adalah tanggal yang tidak boleh Anda lewatkan.